Accordo sul trattamento dei dati

Questa sezione è l'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del GDPR tra te, come titolare del trattamento, e noi, come responsabile del trattamento, per i dati personali di chi ti chiama, dei tuoi clienti e del tuo personale che trattiamo per fornire il servizio ("dati del cliente"). Su richiesta possiamo firmarlo come documento separato.

Oggetto e durata. Trattiamo i dati del cliente per far funzionare per te la receptionist, l'app e i messaggi, per tutto il tempo in cui esiste il tuo account più il periodo di cancellazione indicato sotto.

Cosa trattiamo. Numeri di telefono, nomi, dati dei veicoli e targhe, ciò che dicono le persone che chiamano (l'audio finché dura la chiamata, che non viene conservato, poi la trascrizione e un riepilogo), appuntamenti, messaggi inviati e ricevuti, indicatori di consenso, le note che tu e il tuo personale aggiungete, i fatti che il titolare chiede all'assistente su WhatsApp di ricordare e i contenuti delle app che colleghi (ciò che inviano a Onist e ciò che approvi di inviare tramite esse). Le persone interessate sono chi ti chiama, i tuoi clienti e il personale che inviti nell'app.

Le tue istruzioni. Trattiamo i dati del cliente solo per fornire il servizio, come descritto in questi termini e come configuri l'app. Le tue impostazioni nell'app sono le tue istruzioni scritte. Ti avvisiamo se riteniamo che un'istruzione violi la legge.

Riservatezza. Solo le persone che hanno bisogno di accedere per aiutarti hanno accesso, e sono vincolate alla riservatezza. Possiamo leggere la trascrizione di una chiamata per risolvere un problema che hai segnalato o per controllare la qualità, mai per costruire profili.

Sicurezza. Le politiche del database tengono separati i dati di ogni attività. I file sono privati e si aprono solo tramite link che scadono. Le modifiche sono tracciate nei log di audit e i log dell'applicazione escludono ciò che dicono i chiamanti. I dati sono cifrati in transito e a riposo. L'audio delle chiamate non viene conservato. Conservare i dati nell'UE non elimina i trasferimenti internazionali, elencati nell'Informativa privacy.

Sub-responsabili. Usiamo i fornitori elencati nella sezione 6 dell'Informativa privacy, con contratti che impongono loro gli stessi obblighi. Ti avvisiamo via email almeno 30 giorni prima di aggiungerne o sostituirne uno. Se ti opponi per ragionevoli motivi di protezione dei dati e non possiamo offrirti un'alternativa, puoi disdire con il rimborso del periodo prepagato che non hai usato.

Trasferimenti. Alcuni fornitori trattano dati fuori dallo Spazio economico europeo, tra cui OpenAI, che fa funzionare l'IA delle chiamate dagli Stati Uniti, e Composio, che collega, sempre dagli Stati Uniti, le app che l'attività sceglie di collegare. Ogni trasferimento di questo tipo si basa sulle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea o su un altro meccanismo del Capo V del GDPR, come una decisione di adeguatezza. L'Informativa privacy elenca ogni fornitore, dove tratta i dati e la garanzia su cui si basa.

Nessun addestramento. Non usiamo i dati del cliente, comprese le trascrizioni, per addestrare modelli di IA, e non possono farlo nemmeno i nostri fornitori.

Supporto ai tuoi obblighi. Ti aiutiamo a rispondere alle richieste degli interessati e ti diamo le informazioni che ti servono per una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati o per un'autorità di controllo. Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i dati del cliente, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro 48 ore, con ciò che sappiamo.

Audit. Una volta l'anno, con 30 giorni di preavviso, puoi chiederci le prove della nostra conformità, comprese le relazioni dei nostri fornitori. Se quelle prove non bastano, puoi svolgere un audit a tue spese in orario di lavoro, senza interrompere il servizio.

Cancellazione e restituzione. Contattaci per esportare o cancellare i dati dei clienti. Verifichiamo che la richiesta venga da te, la eseguiamo e documentiamo ciò che la legge ci obbliga a conservare. Non c'è audio delle chiamate da cancellare, perché non viene conservato. Se un backup del database viene mai ripristinato, riapplichiamo le cancellazioni fatte da allora prima di riaprire l'accesso.