Accordo sul trattamento dei dati

Questa sezione è l'accordo sul trattamento dei dati ai sensi dell'art. 28 del GDPR tra te, come titolare del trattamento, e noi, come responsabile del trattamento, per i dati personali di chi ti chiama, dei tuoi clienti e del tuo personale che trattiamo per fornire il servizio ("dati del cliente"). Su richiesta possiamo firmarlo come documento separato.

Oggetto e durata. Trattiamo i dati del cliente per far funzionare per te la receptionist, l'app e i messaggi, per tutto il tempo in cui esiste il tuo account più il periodo di cancellazione indicato sotto.

Cosa trattiamo. Numeri di telefono, nomi, dati dei veicoli e targhe, ciò che dicono le persone che chiamano (audio, trascrizioni, riepiloghi), appuntamenti, messaggi inviati e ricevuti, indicatori di consenso e le note che tu e il tuo personale aggiungete. Le persone interessate sono chi ti chiama, i tuoi clienti e il personale che inviti nell'app.

Le tue istruzioni. Trattiamo i dati del cliente solo per fornire il servizio, come descritto in questi termini e come configuri l'app. Le tue impostazioni nell'app sono le tue istruzioni scritte. Ti avvisiamo se riteniamo che un'istruzione violi la legge.

Riservatezza. Solo le persone che hanno bisogno di accedere per aiutarti hanno accesso, e sono vincolate alla riservatezza. Possiamo ascoltare una registrazione per risolvere un problema che hai segnalato o per controllare la qualità, mai per costruire profili.

Sicurezza. Le politiche del database limitano l’accesso per attività. I file sono privati e i link audio scadono dopo sessanta secondi. Le modifiche sono registrate; i log escludono i contenuti dei chiamanti. Cifratura, accessi del personale e backup vengono verificati alla messa in produzione; l’archiviazione regionale non elimina i trasferimenti internazionali.

Sub-responsabili. Usiamo i fornitori elencati nell'Informativa privacy, con contratti che impongono loro gli stessi obblighi. Ti avvisiamo via email almeno 30 giorni prima di aggiungerne o sostituirne uno. Se ti opponi per ragionevoli motivi di protezione dei dati e non possiamo offrirti un'alternativa, puoi disdire con il rimborso del periodo prepagato che non hai usato.

Trasferimenti. Se un fornitore tratta dati fuori dallo Spazio economico europeo, lo fa in base a clausole contrattuali standard o a un altro meccanismo riconosciuto dal Capo V del GDPR.

Nessun addestramento. Non usiamo i dati del cliente, comprese registrazioni e trascrizioni, per addestrare modelli di IA, e non possono farlo nemmeno i nostri fornitori.

Supporto ai tuoi obblighi. Ti aiutiamo a rispondere alle richieste degli interessati e ti diamo le informazioni che ti servono per una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati o per un'autorità di controllo. Se veniamo a conoscenza di una violazione che riguarda i dati del cliente, te lo comunichiamo senza ingiustificato ritardo e al più tardi entro 48 ore, con ciò che sappiamo.

Audit. Una volta l'anno, con 30 giorni di preavviso, puoi chiederci le prove della nostra conformità, comprese le relazioni dei nostri fornitori. Se quelle prove non bastano, puoi svolgere un audit a tue spese in orario di lavoro, senza interrompere il servizio.

Cancellazione e restituzione. Contattaci per esportare o cancellare i dati dei clienti. Verifichiamo l’autorizzazione, eseguiamo la richiesta e documentiamo eventuali obblighi legali di conservazione. L’audio segue il periodo automatico configurato. Il ripristino deve riapplicare le cancellazioni prima di riaprire l’accesso; i backup del database non contengono i file audio.